Como apostillar un documento oficial

A veces necesitarás respaldar la originalidad y veracidad de un documento, para esto se creó la apostilla, un sistema internacional de autenticación creado en la convención de La Haya de 1961, el cual se creo bajo el sistema de Derecho Internacional Privado.

La apostilla es una hoja que se agrega con todos las firmas de los funcionarios responsables en declarar que los datos en un documento son validos para usarse en otros países, por eso hay una serie de países que los utilizan para su trámites internacionales como es el caso de Estados Unidos.

Que documentos requieren apostilla y por qué

Estos documentos frecuentemente necesitan una apostilla:

De esta manera se pueden legalizar documentos originales o copias de los mismos en países que las aceptan, esto te puede ayudara a mudarte a otro país, conseguir una visa de trabajo o conseguir la residencia.

¿Qué debo conocer?

El Buró de Asuntos Consulares del Departamento de Estado de los Estados Unidos es el lugar indicado para encontrar información oficial sobre la apostilla, cuales son los pasos a seguir para autenticar un documento y más.

Es importante conocer cual es el proceso de notarización de cada documento ya que algunos pueden ser comisionados a través del condado y otros del estado, algo que debes saber de antemano sino la apostilla no tendrá validez legal, a su vez cada documento apostillado debe tener el nombre del funcionario, la institución y la fecha en que fue firmado, además del sello oficial.

En caso de que tus documentos originales se encuentren en español deberás buscar un traductor profesional de tramites legales que haga una copia en inglés, con todos los sellos y firmas originales, es importante saber que en caso de que un documento necesite la certificación tanto del secretario de la corte como del secretario de estado es necesario que la fecha indique que la certificación del secretario fue realizada antes que la del secretario de estado.

No son validas las copias a excepción de las «auténticas certificadas» que puede hacer un notario público y debes saber que las actas de nacimiento, matrimonio y defunción, las sentencias de divorcio, los documentos judiciales y los documentos emitidos por el Gobierno Federal no pueden ser avaladas por un notario público como copias auténticas, esto lo debe hacer el secretario de estado.

Como solicitar un apostillado

Estas solicitudes deben hacerse a través del correo físico, el formulario que debes llenar es el DS-4194 y lo puedes descargar desde la web oficial.

En el correo deberás enviar los documentos que necesitan ser apostillados y pagar la tarifa, la dirección a la que debes enviar los documentos es la siguiente:

Oficina de Autenticaciones
Departamento de Estado de EE.UU.
CA/PPT/S/TO/AUT
44132 Mercure Circle
P.O. Box 1206
Sterling, VA 20166-1206

Fuente: Travel.State.Gov

¿Qué tiempo demora un trámite de apostilla y cuánto cuesta?

Por lo general toma entre 10 a once semanas, cuesta unos 20 dólares cada documento y debes saber que solamente se pueden apostillar los documentos de países que forman parte del convenio, a su vez debes considerar el precio de la traducción de los documentos y si contratas los servicios de un profesional para realizar el apostillado.

¿Cuáles son los Organismos certificados para otorgar?

Las Secretarías de Estado en caso de documentos emitidos por autoridades administrativos pero en temas legales como sentencias o acuerdos emitidos por jueces federales, se debe solicitar el trámite con los funcionarios de la Corte Federal.

También el proceso puede variar según el estado y la cantidad de trámites en curso, por ejemplo el Estado de Texas menciona en su web oficial que se necesitan más de 15 días para procesar una apostilla, de todos modos se puede llamar por teléfono para conocer el estado actual de tu apostillado o consultarlo vía web, en caso de que vivas en Colorado, su proceso tarda de un día para el otro pero tiene un costo de 5 dólares.

Datos útiles

En los notarios de cualquier Embajada o Consulado de los Estados Unidos en el extranjero se puede solicitar el servicio de notariado y puede ser una buena opción si estás fuera del país.
Además se puede tener un documento notariado por un notario extranjero local y luego autenticar el documento luego.
Los servicios notariales se pueden realizar para cualquier persona independientemente de su nacionalidad.

Germán Hernandez

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